Quản lý thời gian - lập kế hoạch

Thứ nhất, xác định điều gì quan trọng và cần thiết nhất cho bạn trong thời điểm hiện tại.

Thứ hai, tự lên kế hoạch cụ thể và thực hiện từng việc.

Thứ ba, chúng ta có thể làm được bất kì việc gì nhưng không có nghĩa chúng ta có thể làm được tất cả mọi việc. Vậy ngay từ bây giờ, bạn hãy bắt tay ngay vào việc lập kế hoạch cụ thể cho một ngày, một tháng và cả một năm của bạn. Sau đó, hãy thực hiện từng việc và luôn chú ý tập trung vào thời điểm hiện tại.


Giải quyết vấn đề thứ nhất bằng ma trận thời gian.

Chúng ta thường bị chi phối bởi hai yếu tố khẩn cấp và quan trọng khi phải quyết định làm việc gì trước. Đa số chúng ta bị câu thúc bởi yếu tố “Khẩn” và để mình bị cuốn vào dòng xoáy liên tục của các công việc gấp rút, đến hạn, sát nút. Chúng ta ngỡ rằng mình làm đúng. Nhưng thực tế không phải vậy. Có 4 nhóm công việc như sau:

1. Các công việc vừa khẩn vừa quan trọng: (VD: Khủng hoảng, họp hành, hợp đồng đã đến hạn hoàn thành nhưng mới thực hiện được 50%, cứu vãn các mối quan hệ bị đổ vỡ…)
Cách xử lý: Làm ngay.

2. Các công việc quan trọng nhưng không khẩn: (VD: Lắp đặt hệ thống thiết bị phòng cháy, lập kế hoạch chi tiết và quản lý việc thực hiện hợp đồng theo đúng tiến độ đã đề ra. xây dựng các mối quan hệ, phát triển bản thân…)
Cách xử lý: Lên kế hoạch, sắp xếp thời gian thích hợp để làm.

3. Các công việc khẩn nhưng không quan trọng (VD: Nghe những cú điện thoại cắt ngang, đọc những thư không quan trọng, nhiều hoạt động thông thường khác…)
Cách xử lý: Giao lại nhiệm vụ đó cho người khác

4. Các công việc không khẩn mà cũng chẳng quan trọng. (VD: Tán gẫu, chơi game, …)
Cách xử lý: Loại bỏ những công việc này

Các công việc vừa khẩn vừa quan trọng (nhóm 1) đương nhiên sẽ được ưu tiên làm trước. Tuy nhiên, giải quyết các công việc ở nhóm 1 gây tổn hao rất nhiều tâm lực vì đó là những công việc căng thẳng, đầy khó khăn và sức ép.

Thực tế cho thấy nhóm công việc chiếm đại đa số thời gian của những người thành đạt không phải là những việc vừa khẩn vừa quan trọng (nhóm 1) mà là những việc quan trọng mà không khẩn (nhóm 2). Khi biết xử lý tốt nhóm công việc này trước khi nó trở nên gấp rút thì số lượng công việc phát sinh ở nhóm 1 sẽ giảm hẳn đi. Hơn nữa, việc xử lý các công việc quan trọng khi nó chưa trở nên khẩn cấp sẽ dễ dàng hơn nhiều so với lúc đã trở thành việc khẩn.

Còn những người làm việc không hiệu quả dành đa số thời gian của họ để giải quyết các công việc ở nhóm 3 và 4.

Bạn có thể sử dụng Ma trận quản lý thời gian để đánh giá mức độ hiệu quả trong việc sử dụng thời gian của mình trong ngày, trong tuần, trong tháng đã qua. Đặc biệt, bạn nên sử dụng Ma trận này trong việc lập kế hoạch công việc. Cách sử dụng rất đơn giản như sau:

Bước 1: Liệt kê tất cả các công việc cần làm.
Bước 2: Phân loại các công việc thành 4 nhóm dựa trên 2 tiêu chí khẩn và quan trọng, đưa vào Ma trận quản lý thời gian.
Bước 3: Sắp xếp thứ tự ưu tiên và mức độ thời gian hợp lý dành cho từng công việc.
Dừng lại suy nghĩ xem việc nào mới thực sự quan trọng và khẩn cấp trong các công việc bạn cần làm là một kỹ năng thiết yếu.

Chìa khoá quan trọng trong việc sử dụng được Ma trận quản lý thời gian là sau khi đã phân loại các công việc vào đúng nhóm, cần có ý chí và tính kỷ luật để kiên quyết xử lý được từng việc theo đúng thứ tự ưu tiên của chúng. Một trong những câu hỏi bạn cần đặt ra trước khi lao vào một việc không quan trọng là: “Nếu việc này không quan trọng, tại sao mình lại phải làm? Tại sao mình không bỏ nó đi hoặc giao nó cho người khác?”

Thời gian mất đi sẽ không bao giờ lấy lại được

Một đời người là một trăm năm

Một năm có 365 ngày

một ngày có 24 tiếng

một tiếng là 60 phút

Một phút là 60 giấy

Kẻ nào không trân trọng thời gian sẽ hối hận

Sáu việc quan trọng nhất trong ngày cần phải làm

...................................................                     ......................................................

...................................................                     ......................................................

...................................................                     ......................................................